Consejos Prácticos para Trabajar en una Oficina

 In Empresas

Si lo piensas fríamente 8 horas (que en teoría es lo que trabajamos) es una barbaridad de tiempo. Si pusiéramos sobre la mesa todo ese tiempo veríamos que ha de sobra para hacer nuestras tareas. Y mucho más. Así que ¿dónde fallamos? Interrupciones, distracciones, mala utilización de los tiempos de trabajo, reuniones improductivas, malos hábitos digitales, pérdidas de tiempo online, etc.

El problema es que nos hemos hecho creer que toda la culpa la tiene nuestra oficina o nuestros compañeros. Nosotros poco o nada podemos hacer para mejorar nuestro rendimiento. Pues no, hay montones de gestos, trucos y técnicas que puedes poner en marcha para mejorar tu trabajo en la oficina.

  1. No leas el E-mail a primera hora

    Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado momento para concentrarte, hacer y terminas una de las dos o tres grandes tareas de tu día. Una tarea clave.

  2. Pon un inbox físico en tu mesa.

    Es un lugar dónde irás poniendo el inevitable papeleo (informes, facturas) que vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En lugar de abarrotar tu mesa lo arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final del día procesas y decides qué haces con todo ese papeleo.

  3. Herramientas de captura siempre a mano.

    En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso, ten siempre a la mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier cosa. Siempre a la mano pero a la vez escondido.

  4. Arrincona las tareas manuales. Destina

    los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras, hacer todo eso en tus horas de máxima productividad es un error.

  5. Destina momentos para la actividad online

    . Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu actividad online (blogs, redes sociales, etc) es mucho más difícil que no sean una distracción. Ahora, si no hay un momento para todo eso entrarás y saldrás una y otra vez sin parar. Elige qué “ventana” del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y rendimiento. Por ejemplo “la última media hora me dedicaré a todo eso”.

  6. Utiliza la técnica Pomodoro.

    Ésta técnica en la práctica estimula tu concentración e intensidad. Puedes utilizarla de forma puntual (si tú o tus compañeros tienen un día demasiado “festivo”) o de manera continuada, como tu forma de trabajo habitual.

  7. No me pases llamadas, estoy fuera.

    Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea importante, pide en recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas.

 

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